Fra analyse til fremlæggelse: Idas oplæg for ledergruppen

Ida arbejder med kommunikation i en mellemstor virksomhed i Midtjylland, og hun deltog i modulet om at gå fra indsigt til præsentation. Hun havde brugt flere uger på at læse data om, hvordan virksomhedens læsere brugte nyhedsbreve og korte videoer. Materialet var grundigt, men det fyldte over tyve sider, og hun var usikker på, hvad ledergruppen overhovedet skulle tage med fra mødet.

Det er en situation, jeg møder ofte på holdet. Man har arbejdet sig dybt ind i et emne og har svært ved at slippe de detaljer, der kostede mest arbejde. Idas første udkast var en kronologisk gennemgang af, hvad hun havde gjort, ikke af, hvad hun havde fundet. Det var ærligt, men det gav tilhørerne ingen vej ind.

Vi begyndte derfor med et enkelt spørgsmål: hvad skal kollegerne kunne efter de første ti minutter, som de ikke kunne før? Svaret var kortere end nogen af os havde regnet med.

Ida fik til opgave at formulere sit hovedbudskab i højst to sætninger, uden tal og uden fagord. Det tog hende tre forsøg. Det første var for langt, det andet var en overskrift, ikke et budskab, og det tredje sagde noget, man kunne være uenig i. Så vidste vi, at hun var på rette spor.

Hendes budskab handlede om, at virksomhedens yngre læsere åbnede nyhedsbrevet, men sjældent læste det til ende, mens de så korte videoer fra start til slut. Det var ikke en spådom om fremtiden, bare en læsning af det, materialet viste. Netop den forskel arbejder vi med på kurset: at skelne mellem det, data bærer, og det, man kun gætter på.

Med de to sætninger som udgangspunkt kunne alt andet i oplægget vurderes. Hvert dias skulle enten støtte budskabet eller væk.

• Skriv budskabet uden tal og uden fagord
• Test det: kan nogen være uenig i det?
• Hvert dias støtter budskabet eller udgår

Næste skridt var at sortere. Ida lagde alle sine fund på et bord som små sedler og fordelte dem i tre bunker: det, ledergruppen skal vide, det, der kun er baggrund, og det, hun ikke kan stå inde for. Den sidste bunke blev større, end hun havde forventet, og den var vigtig. Det var fund med for tyndt grundlag, og dem ville hun ikke bygge anbefalinger på.

Af den første bunke blev der seks dias. Hvert havde en overskrift, der var en påstand, ikke et emne, og ét enkelt billede eller diagram. Baggrundsmaterialet samlede hun i et bilag, som kollegerne kunne slå op i, hvis de ville vide mere.

Jeg synes altid, det er lidt overraskende, hvor meget mere et oplæg tåler, når man tør lade noget ligge. Seks dias lød i starten som for lidt, men det gav plads til at tale til dem, der sad i lokalet.

• Tre bunker: skal vide, baggrund, kan ikke stå inde for
• Overskrifter som påstande, ikke emner
• Detaljer i et bilag, ikke på lærredet

Ida var nervøs for, at forbehold ville svække hendes oplæg. Vi talte om det modsatte: at en tilhører, der kan se, hvor analysen holder, og hvor den ikke gør, stoler mere på resten. Hun tilføjede et dias, der kort sagde, hvor mange svar materialet bygger på, hvilke grupper der var underrepræsenteret, og hvad hun derfor ikke ville udtale sig om.

Hun valgte også at formulere sine anbefalinger som forslag til forsøg, ikke som løfter. Ledergruppen skulle ikke høre, at nye videoer ville give flere læsere, men at det var værd at afprøve et enkelt format i en periode og følge, hvad der skete.

Kildekritik er ikke noget, man lægger oven på en præsentation til sidst. Det er en del af, hvordan man vælger, hvad man siger, og hvordan man siger det. Det var det, Ida tog med sig fra de øvelser.

Ida øvede oplægget for to kolleger, før det blev til noget. Efter få minutter havde de to indvendinger. Det ene dias brugte et begreb, som ingen uden for hendes afdeling kendte, og et diagram havde akser, der krævede en forklaring, hun ikke nåede at give. Hun rettede begge dele på en eftermiddag.

Vi plejer at sige på kurset, at en generalprøve ikke skal være pæn, den skal være ærlig. Man beder tilhørerne om at stoppe én, hver gang de mister tråden, og man skriver ned, hvor det sker. Det er ubehageligt i et kvarter og sparer en masse bagefter.

Hun fik også tilføjet en sætning i starten, der sagde, hvad ledergruppen ville blive bedt om at tage stilling til til sidst. Det gav tilhørerne et formål at lytte efter.

• Bed to kolleger om at afbryde, når de mister tråden
• Skriv ned, hvor det sker, og ret bagefter
• Sig tidligt, hvad tilhørerne skal tage stilling til

Ledergruppen brugte mødet på at diskutere indholdet, ikke på at forstå, hvad Ida mente. Det var for hende det vigtigste resultat. De besluttede at afprøve et kortere nyhedsbrev i en periode og følge, om læsningen ændrede sig, uden at nogen lovede, at den ville.

Det er et realistisk udbytte af et modul som dette. Ingen kommer hjem med en garanti for, at deres analyser slår igennem. Man kommer hjem med en måde at ordne sit materiale på, så andre kan bruge det, og med en vane med at sige højt, hvad analysen ikke kan.

Ida har siden fortalt, at hun bruger de to sætninger som første trin i alle sine oplæg, også de små, der kun varer fem minutter.